El propósito del cierre contable y fiscal es reflejar con la mayor precisión posible las partidas de un estado financiero en un periodo de tiempo determinado. A continuación se presentan algunas medidas y pasos que se deben llevar a cabo en esta tarea:
Verificar cuál marco técnico contable aplica a la empresa
Es muy importante establecer cual normatividad (marco contable) le aplica a la empresa: recordemos que Colombia entró en el ámbito de las normas internacionales de contabilidad y existen tres grupos a saber:
Grupo N.1 NIIF plenas (Estas deben ser usadas principalmente por entidades de interés público, aquellas que cotizan en la bolsa de valores y por instituciones y entidades financieras, entre otras.
Grupo N.2 NIIF para Pymes (Corresponde a las empresas de carácter privado que no correspondan a los grupos 1 y 3)
Grupo N.3 Microempresas (Se aplica a las microempresas y tienen un marco normativo local o nacional definido para tal fin).
Dependiendo del grupo al que pertenece, los registros contables, estimaciones y ajustes serán diferentes.
Revisión y conciliación de cuentas
Es un proceso muy importante en donde se recomienda tomar cada una de las cuentas del balance de prueba y hacer una revisión, algunas por terceros, y todas constatando su realidad económica o conciliando las cifras con documentos, soportes etc.
Realizar ajustes, contabilizaciones pendientes y estimaciones contables
Se deben realizar todos los ajustes que se requieran a nivel contable para reflejar correctamente los saldos de cada cuenta.
Contabilización de la depreciación: Importante tener detallado en un anexo, ya sea en Excel o en un módulo, cada activo con su fecha de compra, costo histórico, mejoras y depreciación acumulada para efectos de no depreciar más de lo que la política contable indica. Lo anterior dado que si no se realiza podemos estar reflejando un mayor gasto por depreciación de activos que ya están totalmente depreciados.
Contabilización de la amortización de intangibles: De igual manera como la depreciación, es importante tener un anexo para controlar el gasto por amortización mensual.
Contabilizar diferencia en cambio: de las partidas en moneda extranjera.
Consolidación de la nómina: Consolidar en cabeza de cada empleado las diferentes prestaciones sociales por pagar que quedan a diciembre o al corte.
Contabilización de las provisiones fiscales: (Industria y comercio y otros, con base en borrador de la declaración o declaraciones a presentar)
Dejar neto los saldos de las cuentas de impuesto a las ganancias o renta: A nivel contable, es importante cruzar las cuentas por cobrar con las cuentas por pagar que tengan que ver con el impuesto de renta. (Cuentas como anticipos de renta, retefuentes a favor, saldos a favor en renta y el pasivo por impuesto de renta basado en la provisión que se contabilice producto del borrador de la declaración de renta que se haga)
Resultado del ejercicio y reserva: Contabilizar la reserva legal o estatutaria y trasladar el saldo de resultados del ejercicio a la cuenta de resultados acumulados. Este es un registro que no tiene una fecha específica para realizarlo, algunos lo contabilizan en enero, otros en la fecha de la asamblea o junta de socios, otros en diciembre antes de emitir estados financieros. Etc. Lo cierto es que lo recomendable es que se contabilice antes de emitir estados financieros para terceros.
Contabilizar deterioros: Entre otros el de cartera, inventarios, activos fijos etc.
Contabilizar valor razonable en propiedades de inversión: Si le es aplicable.
Calcular la provisión de renta
Para esto se requiere tener claras las diferencias entre las bases contables y fiscales.
Un error que se comete por desconocimiento o lo que llamamos chambonada, es tomar la utilidad contable y multiplicar por la tarifa de renta que corresponda, ocasionado que cuando se presente la declaración de renta se tengan diferencias grandísimas generando desviaciones importantes en las cifras presentadas en los estados financieros presentados a la junta de socios o a las asambleas de accionistas.
Algunas de las diferencias entre bases contables y fiscales que se deben tener en cuenta corresponden entre otras a:
Diferencias en el gasto por depreciación: Recordemos que la vida útil fiscal de cada tipo de activo fue modificada por el artículo 82 de la ley 1819 de 2016 y en muchas empresas difiere de la vida útil contable que se estableció en las políticas contables.
Diferencias en el gasto o recuperación del deterioro de cartera: Normalmente existe diferencias que se debe tener en cuenta en la provisión del impuesto de renta.
Gastos no deducibles: Algunos gastos no se deben tener en cuenta en la determinación de la utilidad fiscal para contabilizar el impuesto de renta. (Ejemplo art. 107 y 115 del Estatuto tributario).
En definitiva, para poder contabilizar lo que llamamos la provisión de renta, podemos decir que casi que hay que dejar la declaración de renta lista antes del cierre de estados financieros. Lo anterior para evitar tener que contabilizar ajustes de gastos de impuestos de años anteriores que pueden llegar a ser significativos y que pueden desvirtuar los resultados que se hayan presentado a las juntas de socios o asambleas de accionistas.
Por otro lado, las diferencias entre los tratamientos fiscales y los contables generan diferencias permanentes y temporarias, estas últimas generan activos o pasivos por impuesto diferido, los cuales no tienen incidencia en la declaración de renta del contribuyente, pero si a nivel contable en el patrimonio y el gasto por impuesto de renta. Es decir, mensualmente, o mínimo anualmente se deben comparar las bases contables y fiscales, establecer las diferencias temporarias y contabilizar un activo o un pasivo por impuesto diferido contra una cuenta de resultados que normalmente denominamos gasto por impuesto de renta por impuesto diferido; que podría tener un registro débito y crédito dependiendo de las reglas del impuesto diferido.
Todas esas diferencias entre bases contables y fiscales se deben tener claras (Control de detalle) por cualquiera de los medios que de acuerdo al criterio del contador quiera manejar. Recordemos que el control de detalles es una herramienta de control implementada de manera autónoma por el contribuyente. Algunos manejan cuentas correctoras, de orden etc.
Cierre de cuentas de resultado en el software contable
Es un proceso más del software contable que se maneje, y consiste en cerrar las cuentas de resultado (Ingresos, gastos y costos) contra una cuenta en el patrimonio denominada utilidad o pérdida del ejercicio.
Es importante cada cierre de año, realizar este proceso y verificar que haya quedado correctamente ejecutado. Para esto, se recomienda descargar un balance de prueba de enero del siguiente año, y ver que las cuentas de resultado arranquen con saldo cero y que en la cuenta de resultado del periodo tenga el saldo de la utilidad o pérdida que haya arrojado ese año o periodo contable.
Si no se realiza este cierre, se corre el riesgo que al descargar del software información del año siguiente, se acumulen saldos de años anteriores en esas cuentas de resultado que hace que como contadores entreguemos cifras equivocadas a los gerentes, socio o accionistas.
Las anteriores como dijimos, son algunas recomendaciones generales que se deben tener presentes a la hora de realizar un cierre para emitir estados financieros.Fuente: Gerencie