Libros obligatorios de contabilidad para efectos fiscales

La contabilidad constituye un medio de prueba cuando se lleva conforme a las normas legales, porque contiene el registro de las actividades económicas de cualquier entidad o persona natural. Por consiguiente, cuando las autoridades tributarias requieren evaluar las transacciones de los contribuyentes lo lógico es que se dirijan a los libros de contabilidad.

Es tan importante esta obligación que incluso la facultad de exigir la presentación de libros de contabilidad para efectos tributarios en el cumplimiento de las funciones de inspección, vigilancia e intervención del Estado quedó establecida en la Constitución Política (ver artículo 15).

Los comerciantes, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, tienen la obligación de “llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.

El término “prescripciones” legales debe entenderse conforme a los marcos técnicos-normativos contables vigentes en el DUR 2420 de 2015. Esta es una obligación formal que deben cumplir los contribuyentes y, por tanto, se han establecido algunas sanciones para efectos tributarios, derivadas de esta obligación.

Libros de inventarios y balances

En el artículo 52 del Código de Comercio dispone que los comerciantes están obligados a elaborar un inventario y un balance general por lo menos una vez al año. De esta norma puede desprenderse la obligación de llevar un libro de inventarios y balances. No obstante, la Dian señala que este libro puede ser sustituido por el libro mayor.

Libro diario y libro mayor y de balances

Las operaciones que realicen los comerciantes en el desarrollo de sus negocios deben asentarse en orden cronológico, haciendo referencia al comprobante de contabilidad que las respalde (artículo 53 del Código de Comercio).

El Decreto 2821 de 1974, por su parte, señala que la contabilidad, para efectos fiscales, debe sujetarse a las disposiciones del Código de Comercio en el título IV del libro 1, y debe mostrar fielmente los movimientos diarios de ventas y compras.

Para los responsables del IVA es obligatorio llevar un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor o de balance denominada “impuesto a las ventas” (ver artículo 41 del Decreto 3541 de 1983 y artículo 509 del ET).

De las anteriores disposiciones puede inferirse la obligación de llevar un libro diario y uno mayor y de balances. En el libro mayor deben trasladarse los saldos que presenten las cuentas al final del mes, mientras que en el libro diario se registran todos los movimientos que diariamente realiza el comerciante. Para efectos tributarios ambos son obligatorios.

No imprimir los libros contables no es sinónimo de atraso en la contabilidad.

Es útil precisar que los libros de contabilidad ya no requieren ser registrados ante la cámara de comercio y pueden ser llevados de manera electrónica, de acuerdo con la Ley antitrámites.

A pesar de lo expuesto en el párrafo anterior, muchos contribuyentes optan por imprimir los libros diarios y mayor. En el evento en que un funcionario requiera verificar los libros contables y estos no se encuentren impresos, no procederá la sanción de atraso de contabilidad establecida en el numeral f) del artículo 654 del ET si en el software contable los registros del libro diario se encuentran “al día”.

Según la Sentencia 21049 del 14 de marzo de 2019 del Consejo de Estado, la verificación de libros contables no se limita al soporte físico y, por tanto, cuando la contabilidad se encuentre al día en el software contable no habrá lugar a las sanciones de los artículos 654 y 655 del ET expuestas al inicio de este editorial, así estos no se hallen impresos, siempre y cuando el funcionario correspondiente pueda verificar esta información.