4 pasos para crear una empresa: aspectos contables

La obligación de identificar si la entidad deberá llevar contabilidad o no es independiente de si se va a constituir como persona jurídica o natural y del régimen del IVA al que pertenecerá, o de si estará obligada o no a facturar (le recomendamos consultar nuestro editorial ¿Obligación de llevar contabilidad está ligada a los ingresos, facturación o régimen de IVA?).

Si la conclusión fruto de esta evaluación es que la entidad no estará obligada a llevar contabilidad, debe saber que puede hacerlo de manera voluntaria, puesto que llevarla le servirá para el control de las operaciones que desarrolle y como medio de prueba válido ante cualquier controversia.

Una recomendación adicional

La entidad que se está constituyendo debe contar con un contador público titulado que apoye este proceso, aun cuando las operaciones que vayan a desarrollarse sean de poca complejidad. Esto garantizará que se cumplan los requerimientos legales y que el sistema contable de la entidad cumpla con su propósito de permitir el control y la toma de decisiones oportunas.

Para clasificarse en un grupo, el DUR 2420 de 2015 determina los criterios de cada uno, basándose en el nivel de activos e ingresos de la entidad, su número de trabajadores, las relaciones de inversión que mantenga o la condición de importador o exportador. Claramente, una entidad que apenas se está constituyendo no posee toda la información requerida en el citado artículo (por ejemplo, nivel de ingresos); por ello los artículos 1.1.1.4. y 1.1.2.6. del DUR 2420 de 2015 y el párrafo 1.2 del anexo 3 del DUR 2420 de 2015 señalan que estos requisitos se determinarán con base en la información existente al momento de la inscripción en el registro que corresponda de acuerdo con la naturaleza de la entidad.

No está de más enfatizar en que este paso no es opcional, puesto que el artículo 2 de la Ley 1314 de 2019 señala que todas las personas naturales y jurídicas, con o sin ánimo de lucro, que lleven contabilidad de manera obligatoria o voluntaria, deberán aplicar cualquiera de los tres anexos mencionados. De acuerdo con esta disposición la contabilidad que se elabore siguiendo cualquier otro marco normativo carecerá de validez en el país.

Los pasos que debe seguir la entidad para elaborar el manual de políticas contables son los siguientes:

1. Elaborar una lista de las principales transacciones que realizará.
2. Evaluar la materialidad de cada transacción y el requerimiento específico del Estándar para tratarla.
3. Si la transacción tiene un requerimiento específico y es material, la política debe señalar dicho tratamiento; si no es material puede alejarse de él.
4. Si la transacción no tiene un requerimiento específico en la norma, la gerencia debe acordar su tratamiento, atendiendo los criterios del marco conceptual o del grupo superior.

Cada tipo de aportes tiene criterios de reconocimiento y medición diferentes de acuerdo con los Estándares Internacionales, por tal motivo le recomendamos consultar nuestras publicaciones Contabilización del capital social en una sociedad por acciones, Aportes en especie en la constitución de sociedades y la respuesta titulada Aspectos contables que deben ser considerados por las empresas en el proceso de constitución.

De ahí en adelante, a cada cierre de período contable la entidad deberá elaborar un juego completo de estados financieros, conforme el marco normativo que le corresponda.

Como una advertencia adicional, hacemos énfasis en la importancia de que los aportes de los socios se entreguen a la empresa, ya que muchas veces se registran contablemente pero no ingresan nunca a las cuentas bancarias o a la caja de la compañía.